METODE PERSIDANGAN
”SAYA BEPIKIR, MAKA SAYA ADA”
( CO GITO, ERGO SUM)
“ SELAMA SAYA BERNAPAS….SAYA BERHARAP…”
( DUM SPIRO…..,SPERO )
BY: PONSIANUS JONO
DISAMPAIKAN PADA LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN (LDK)
PADA KAMPUS AIGI
TEKNIK RAPAT DAN DISKUSI
Rapat dan diskusi adalah salah satu tindakan manusia untuk berkomunikasi. Dalam tindakan tersebut yang terpenting adalah bahwa orang-orangnya sungguh nyata dalam berkomunikasi.
Pembahasan
Segala permasalahan tidak akan bisa diselesaikan tanpa melalui proses komunikasi. Komunikasi adalah proses dialektika dua arah yang terjadi antara pembicara dan pendengar untuk mencapai tujuan dan maksud tertentu.
Perbedaan teknik rapat dan diskusi:
- Teknik : cara/metode/melakukan atau mengerjakan sesuatu.
- Rapat : musyawarah/ pertemuan untuk membicarakan suatu masalah yang hasilnya berupa keputusan –keputusan yang sifatntya mengikat secara organisasi untuk dijalankan bersama.
- Diskusi :pembahasan / tukar pikiran yang dilakukan dua orang /lebih untuk membahas suatu masalah kemudian memberikan suatu kesimpulan .
above
- Teknik rapat
- Persiapan rapat
Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum masuk dalam suatu rapat.
- Penetuan tujuan rapat, dalam hal ini untuk merumuskan sasaran/target yang ingin dicapai
- Penetuan waktu, tempat dan perlengkapan yang harus ada.
- Menyususn agenda rapat
- Mengedarkan surat untuk anggota/ peserta
- Pelaksanaan rapat
- Perangkat utama rapat
- Pimpinan rapat
- Ketua rapat
- Sekertaris
- Notulen rapat
Tugas pimpinan rapat
- Merencanakan dan mempersiapkan rapat
- Merumuskan tujuan rapat
- Menangani dengan baik masalah yang timbul dalam rapat termasuk menangani perilaku yang kurang baik
- Mengendalikan waktu rapat agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan
- Memastikan waktu rapat telah selesai
- Menerangkan sikap keputusan yang diambil kemudian dibacakan kembali oleh notulen rapat.
Hak peserta rapat:
- Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
- Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
- Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
- Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta rapat
- Mengikuti seluruh rangkain agenda rapat sampai selesai
- Menjaga keamanan dan ketertiban rapat
- Melaksanakan setiap keputusan rapat yang telah disepakati bersama
- Perangkat tambahan rapat
- Tata tertib rapat
- Rancangan agenda rapat
Biasanya rancangan agenda rapat telah disusun oleh ketua rapat dan sekertaris rapat yang kemudian dilemparkan kepada forum dengan beberapa proses sebagai berikiut:
- Pembahasan hasil rapat oleh sekertaris atau notulen jika ada rapat sebelumnya
- Pembacaan rancangan agenda rapat
- Membuka kesempatan untuk mengurangi atau mengusulkan agenda baru
- Membahas agenda baru
- Penetapan agenda baru.
Tujuan rapat atau sidang;
Sidang atau rapat tujuannya adalah untuk mencari atau mencapai keputusan. Tujuan atau keputusan sebuah sidang bisa saja tercapai dengan kemufakatan suka rela. Tapi, tidak menutup kemungkinan, tujuan sebuah sidang juga tercapai atas tekanan politis atau pun fisik. Oleh sebab itu, boleh jadi, keputusan sebuah sidang itu tercapai atas hasil sebuah rekayasa. Semua itu tergantung pada kondisi dalam sidang dan situasi yang berlangsung di luar sidang tersebut
PALU SIDANG
Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :
- 1 kali ketukan
- Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
- Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara).
- Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
- Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
- 2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobi, sembahyang,makan. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.Lobi ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
- 3 kali ketukan :
- Membuka/ menutup sidang atau acara resmi.
- Mengesahkan keputusan final / akhir hasil sidang.
- Ketukan tak beraturan,
- Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang gaduh atau ramai.
- Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidiang, data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk membuka sidang dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
- Membuka sidang
“Dengan mengucap Rahmad Kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
- Menutup sidang
“Dengan mengucap Rahmad Kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
- Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
- Mengambil alih pimpinan siding
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
- Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
- Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok.
- Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :
- Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
- Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
- Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
- Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Kode etik dalam rapat saat menyampaikan gagasan jika memotong pembicaraan orang/menyela (interupsi)
Ada bebrapa jenis interupsi :
- Point of information
Jenis interupsi yang diberikan untuk menyampaikan informasi tentang sesuatu hal
- Point of order
Jenis interupsi yang diberikan untuk memberi usul saran atas materi yang sedang dibicarakan
- Point of clearance
Jenis interupsi untuk menjelaskan masalah yang sedang dibahas
- Point of privalage
Jenis interupsi untuk menyatakan ketersinggungan salah seorang karena disinggung secara pribadi.
Prosedur pengambilan keputusan
Ada beberapa cara :
- Berdasarkan musyawarah untuk mufakat
- Lobby : proses pengambilan keputusan dengan cara mempengaruhi untuk saling menerima pendapat satu sama lain
- Voting : proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak.
- Veto : pengambilan keputusan yang diberikan kepada pimpinan rapat ( apabila sudah diatur dalam tata tertib rapat) setelah tiga hal tersebut diatas gagal.
- Teknik diskusi
Teknik diskusi adalah cara/metode yang digunakan dalam pertukaran pikiran yang dilakukan secara teratur dengan tujuan menghasilkan suatu kesimpulan / kesepakatan bersama yang tidak bersifat mengikat secara organisasi.
- Perangakat diskusi
- Moderator :
Bertindak sebagai pengarah dalam diskusi dan harus memiliki wawasan yang luas dan sedapat mungkin menguasai /mengerti materi yang akan di diskusikan
Fungsi moderator :
- Coordinator : memimpin/ mengarahkan dislusi
- Dinamisator : menghidupkan /menggerakkan diskusi
- Penengah : menetralisir /menjaga jangan sampai pembicaraan menyimpang dari hal yang di diskusi
- Notulen : tugas, menulis dan membuat rangkuman materi yang di diskusi
- Narasumber /pembicara: menghantar diskusi dan memberi gambaran yang jelas tentang materi yang di diskusikan . apabila diskusi melibatkan lebih dari satu orang pembicara maka diskusi tersebut disebut diskusi panel dan pembicaranya disebut panelis.
- Peserta : orang –orang yang terlibat dalam diskusi
- Persiapan diskusi
- Tema
- Tujuan diskusi
- Persiapan ruangan ,alat peraga,dan kebutuhan lainya.
- Prossedur diskusi
- Orientasi
- Tema yang akan dibahas harus dijelaskan maksudnya
- Tujuan hendaknya dijelaskan.hasil apa yang akan dicapai….??
- Pengumpulan data
- Setiap anggota ditanya tentang pengalaman ,kejadian yang berhubungan dengan pokok pembicaraan
- Pimpinan diskusi perlu menggolongkan seluruh hasil pemikiran secara praktis sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai
- Pertimbangan
Merupakan pusat dari diskusi dengan mempertimbangkan hasil penggolongan pemikiran tadi untuk selanjutnya dipertimbangkan satu persatu.
- Pembahasan
- Hasil sementara tiap bagian itu ditinjau dan dihubungkan dengan bagian yang lain, juga dicari hubunganya dengan seluruh masalah yang terkait.
- Perumusan hasil umum diperoleh dari pengolahan hasil sementara tadi, hendaknya hasilnya jelas,praktis dan mendalam, serta perlu ditinjau kembali apakah relevan dengan tujuannya.
- Kesimpulan
Kesimpulan akhir seluruh diskusi dirangkum dan dirumuskan oleh pimpinan diskusi.
- Cara mengikuti diskusi dengan baik
- Mempersiapkan diri
- Berani berbicara
- Berbicara yang jelas
- Jangan berbisik –bisik kepada peserta yang lain
- Bersiaplah untuk menerima kritikan/ rela dikritik
- Carilah kebaikan
- Tetap pada tema
- Mintalah kejelasan jika ada hal-hal yang belum jelas
Tujuan diskusi;
Diskusi tujuannya adalah untuk – setidaknya berusaha – mencari “kebenaran“ atas sebuah masalah. Penting dalam sebuah diskusi, masing-masing peserta untuk sadar akan posisi dan menggali sebanyak mungkin referensi untuk mencapai sebuah “kebenaran” yang lebih absah. Paling tidak, untuk saat itu. Oleh sebab itu, selayaknya sebuah diskusi yang ideal, haruslah berlangsung dalam suasana yang “dingin”.
HAL-HAL PENTING LAINYA DALAM RAPAT DAN DISKUSI
- Dengarkan gagasan pokok pembicaraan
- Berusahlah untuk tidak marah ( control emosi)
- Catatlah hal-hal penting
- Berusahalah memandang masalah yang dikemukakan seseorang dari sudut pandangnya
- Jangan mengadili seseorang
- Tanggapi isi pembicaraan ,bukan orangnya
- Perhatikan emosi yang menyertai pembicaran
- Mintalah tanggapan
- Dengarlah suatu pendapat secara efektif
- Bersikaplah santai dan jangan tegang
- Tanamkan motivasi untuk menjadi pendengar yang baik dan bukan menjadi pendengar yang pasif
.
